Autoridades de Nevada siguen con su larga tarea para poner freno a quienes anuncian de manera engañosa sus capacidades para procesar documentos legales importantes, a veces aprovechando las diferencias culturales en la definición de lo que es un notario.

Debido a los cambios implementados este año, y como recordatorio de las leyes, la semana pasada la oficina de la secretaría del estado realizó sesiones en Reno, Las Vegas, y de manera virtual para informar a proveedores de servicios de preparación de documentos y responder a sus preguntas.

Estos son algunos puntos clave acerca de los cambios:

¿Qué es el 'fraude de notario'?

En los Estados Unidos, un notario está certificado para dar fe y confirmar la firma de documentos importantes. Pero en países de América Latina, un "notario" puede tener capacidades equivalentes a las de un abogado.

Negocios que se anuncian como notarios en los Estados Unidos, pueden confundir a los clientes de habla hispana y complicar procesos importantes, incluyendo trámites de inmigración, y en el Departamento de Vehículos Motorizados (DMV).

Maggie Salas Crespo, subsecretaria del estado para el sur de Nevada, dijo en una audiencia del proyecto de ley SB349 en abril que preparadores de documentos a menudo ayudan con ese tipo de servicios a quienes hablan un inglés limitado.

Aunque en 2015 la Legislatura aprobó la iniciativa AB65 para prohibir que notarios y preparadores de documentos utilicen en sus anuncios la traducción directa al español de "notario", debido a su connotación legal, Salas Crespo dijo que prevenir la interpretación falsa sigue siendo un reto.

Lo que hizo la Legislatura en 2023

La secretaría del estado está buscando aumentar el cumplimiento de la ley en la industria de preparación de documentos mediante la creación de nuevos requisitos, implementar suspensiones de registro, y emitir multas civiles por infracciones.

Esos cambios forman parte del SB349 que se aprobó en la sesión legislativa 2023 y fue patrocinado por el Senador estatal Demócrata Edgar Flores.

Flores explicó durante una audiencia del proyecto en abril que comenzó a buscar mejoras en la ley de preparación de documentos debido a "personas que pretenden ser abogados y algunos elementos perjudiciales a los que queríamos poner freno".

La nueva ley requiere que, quienes operan un servicio de preparación de documentos, como notarios, asistentes legales (paralegals), preparadores de impuestos y preparadores de bancarrota, se registren ante la secretaría del estado.

La nueva legislación también establece sanciones, incluyendo la suspensión del registro durante al menos un año, revocación del registro después de una tercera o infracción subsecuente, y multas civiles de hasta $1,000 dólares por cada infracción.

La nueva ley también abordó si se permitía que proveedores de servicios de terceros del DMV usen el nombre del DMV en sus anuncios. Dichos negocios ofrecen ayuda con registro de vehículos, trámites de placas para discapacitados y placas nuevas o personalizadas; a veces ofreciendo esperar en la fila para presentar los documentos.

Durante la audiencia del proyecto, Rafael Arroyo, presidente de la Asociación de Servicios de Registro, dijo que una ley de 2019 prohibió que los nuevos negocios utilizaran el nombre o la imagen del DMV en la publicidad.

Lo anterior tuvo consecuencias no intencionales, ya que dificultó que proveedores de servicios de terceros del DMV en cumplimiento de la ley promocionaran sus servicios y resultó en que negocios fraudulentos utilizaran el nombre del DMV para atraer a la gente.

Aunque todavía no pueden usar el logotipo del DMV, la ley de 2023 permite a los negocios usar el nombre de dicha agencia seguido por la palabra "servicios".

Los negocios deben mostrar en su local, o en su sitio de internet, si operan de manera virtual, certificado de registro ante la secretaría del estado, licencia comercial del estado de Nevada y una declaración de que no son abogados ni están autorizados para proveer asesoramiento legal, ya que solo ayudan a completar documentos legales.

También se requiere un contrato por escrito para prestar servicios a un cliente, en inglés y en el idioma preferido del cliente si es necesario, que establezca los cargos por el servicio y los servicios que se proporcionarán.

Para registrarse, se debe completar una solicitud a través del sitio de internet de la secretaría del estado, pagar una tarifa no reembolsable de $100 y presentar huellas digitales para una verificación de antecedentes.

Los proveedores de servicios de preparación de documentos también deben presentar una fianza de garantía de $25,000 o $50,000 (un contrato de tres entidades o partes en el que una parte garantiza ciertas obligaciones).

Preocupaciones acerca de los cambios

Un asistente a la sesión realizada en Las Vegas expresó su preocupación acerca de poner el número de su licencia comercial en su sitio de internet, pues hay quienes obtienen esa información y crean un negocio fraudulento.

"Es por eso que tenemos todas estas herramientas disponibles para que el consumidor compruebe que usted está registrado y que está recurriendo a un servicio legítimo de preparación de documentos", dijo Irene Jiménez-Muir, investigadora de cumplimiento de la ley con la oficina de la secretaría del estado, a más de 50 participantes de las sesiones. "Así que, por favor, si se encuentra con una estafa fraudulenta, repórtenosla".